第一条各部门在组织开展活动之前部长应提前拟定工作策划与经费预算，并经团委书记同意后一并将经费预算以及策划书上报团总支书记处。（获得批准后各部门按照计划开始实施活动）

第二条 活动过程中具体活动过程由部长指定副部长负责统筹安排，要求有详实的文字材料和图片资料作为支撑，活动结束后的工作总结以及“武汉工程大学理学院团委学生会活动登记表”由部长来完成。（注意所有材料要求是电子版的格式，部长自己保留存稿，并且符合要求）

第三条 为督促提高学生会的工作效率，及时发现在活动过程中的问题并提出预防措施,整个材料汇编的完成工作需在活动结束后的一周内完成。

第四条 学院大型活动由团委学生会有关部门负责和编写活动总结，并通知宣传部进行宣传，做到提前前一周宣传，结束一周内总结并上传新闻。

第五条 各部门在总结自己的活动与工作过程中，要体现出活动的效果与存在不足，需着重强调今后工作中还需要改进和加强的部分，并附上具体的改进措施。

第六条 每次大小会议和活动策划以及总结，各部门需做好相关记录和考勤情况，然后交给秘书处，秘书处再进行备份与整理。

第七条 秘书处须妥善安排保管好每份材料汇编，本届团委学生会结束时应及时进行总结，汇编成册，供下一届参考借鉴。

第八条 团委学生会各部门各类活动与任务的通知以及一些相关文件将会在理学院团委学生会群里进行通知和共享，并在活动结束后将所有活动相关资料（包括图片资料，工作宣传，总结，策划及新闻稿等）交由秘书处归档。